El número de pequeños nichos que han dejado de serlo e interesan a cada vez más personas en todo el mundo no deja de crecer. Gracias a las nuevas tecnologías y de la información y la comunicación algunos sectores minoritarios en algunos territorios empiezan a conectar con sus iguales de otros lugares en busca de información para poder desarrollarse a todos los niveles.

De ahí que cada vez se estén organizando más grandes eventos, congresos y reuniones en todo el mundo con el objetivo de poner en común a todo tipo de actores. Una realidad que, según los especialistas en este tipo de reuniones irán al alza en los próximos años.

Es por eso que, en el caso de que estés pensando en organizar un congreso nacional o internacional, ya sea más grande o más pequeño, vamos a tratar de darte una serie de pautas para que este sea todo un éxito de principio a fin:

Recomendaciones para organizar un congreso

Inscripciones: Una vez ya esté definido y por escrito qué tipo de congreso se quiere realizar, se tenga el espacio acorde para alojar a los visitantes y se hayan definido las líneas de actuación será el turno de poner en marcha las inscripciones. Aunque la puedes realizar de forma más o menos casera en una página web debes saber que existen distintas plataformas que se encargan de llevar al detalle todos los datos de las inscripciones online. Cuanto antes las abramos, mejor.

Estrategia de precios:
Siempre que se abren unas inscripciones es importante favorecer que el número de interesados se vaya convirtiendo en asistentes lo que conseguiremos a través de descuentos y promociones para los primerizos que nos ayudarán a vender mejor nuestro evento posteriormente.

Formularios completos: Ya que vamos a recibir a varios actores con los que nos interesa tener contacto cercano y fluido es interesante que a los inscritos les adjuntemos un formulario de lo más detallado sin caer en lo tedioso. Esta información es muy valiosa tanto para la organización a través de certificados, reservas, catering, etc. como para poder exprimirla al máximo de cara a nuevos y futuros proyectos.

Selección de oradores:
La calidad de un evento se mide por la calidad de aquellos actores que llevarán la voz cantante. Sin duda uno de os mayores atractivos para conseguir acercar a los interesados. Si se trata de un evento internacional es importante contar con oradores que sean capaces de intervenir en varios idiomas para que así sea llegado el turno de ruegos y preguntas.

Traducción si es necesario: En el caso de un evento con tintes internacionales es posible que debamos contar con un grupo de traductores simultáneos que permitan que todos los asistentes disfrutan de las palabras de nuestros invitados.

Contacto con organismos oficiales y hosteleros: Si nuestra intención es montar algo grande deberemos asegurarnos de que estamos preparados para ello. Para ello contactaremos con el consistorio local, nos aseguraremos de cómo funcionarán para entonces las comunicaciones y de cuántas plazas hoteleras podremos disponer.

Atención al cliente: Más allá de los teléfonos de atención al cliente y el mail trataremos de cuidar al asistente lo mejor posible poniendo un punto de información, ofreciendo wifi gratuita y de un local que disponga de un lugar para comer y beber algo.